SDM AUDIT

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA & SI SDM

LATAR BELAKANG

Audit Sumber Daya Manusia (Human Resource Audit) mengevaluasi aktivitas-aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah organisasi dengan tujuan memperbaiki aktivitas-aktivitas tersebut. Audit dapat meliputi satu divisi atau seluruh organisasi. Audit ini memberikan umpan balik mengenai fungsi sumber daya manusia kepada manajer manajer operasi dan spesialis-spesialis sumber daya manusia. Audit ini juga memberikan umpan balik perihal seberapa baik manajer memenuhi tanggung jawab sumber daya manusia mereka. Pendeknya, audit merupakan kontrol; kualitas keseluruhan yang mencek aktivitas sumber daya manusia di dalam sebuah departemen, divisi, atau seluruh perusahaan.

Adapun audit sumber daya manusia dapat dilaksanakan dalam berbagai situasi sbb :

• Dirasa perlu oleh manajemen puncak

• Suatu kekuatan eksternal yang memaksa suatu tinjauan (perusahaan induk, perusahaan yang mengakuisisi, dewan komisaris, badan pemerintah, dll).

• Seorang manjer baru yang bertanggung jawab atas departemen sumber daya manusia

• Suatu perubahan yang signifikan dalam dunia usaha yang memaksa konsiderasi ulang manajemen sumber daya manusia (sebagai contoh: penurunan bisnis, ekspansi yang gencar, ancaman serikat pekerja, dan perputaran karyawan yang tinggi sekali).

• Suatu keinginan spesialis sumber daya manusia untuk meningkatkan praktik dan sistem sumber daya manusia perusahaan.

Audit memberikan suatu perspektif yang komperehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan sumber daya manusia serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dari strategi tersebut. Termasuk di dalamnya adalah asumsi bahwa peluang telah hilang karena tetap bertahan dengan pendekatan sekarang ini, dan proses manajemen sumber daya manusia adalah dinamik dan mestilah secara terus menerus diarahkan ulang agar responsif tehadap kebutuhan.

Manfaat Audit Manajemen Sumber Daya Manusia :

• Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen sumber daya manusia bagi organisasi

• Meningkatkan citra profesional departemen sumber daya manusia

• Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih besar di antara anggota-anggota departemen sumber daya manusia

• Menjernihkan tugas-tugas dan tanggung jawab departemen sumber daya manusia

• Merangsang keseragaman berbagai kebijakan dan praktek sumber daya manusia

• Menemukan masalah-masalah sumber daya manusia yang kritis

• Memastikan ketaatan yang tepat waktu terhadap ketentuan-ketentuan ilegal

• Mengurangi biaya-biaya sumber daya manusia melalui prosedur personalia yang efektif

• Menciptakan peningkatan penerimaan terhadap perubahan-perubahan yang dibutuhkan di dalam departemen sumber daya manusia

• Mewajibkan suatu telaah yang cermat atas sistem informasi departemen

  Tabel 1.1

Bidang-bidang utama yang dicakup oleh Audit fungsi sumber daya manusia :

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Rencana-rencana sumber daya manusia : pemberian kompensasi

· Taksiran-taksiran permintaan dan suplai

· Persediaan keahlian

· Bagan penggantian dan ringkasan penggantian

Pemberian Kompensasi :

· Tingkat gaji dan upah

· Paket tunjangan karyawan

· Jasa-jasa untuk karyawan yang disediakan oleh perusahaan

Informasi analisis pekerjaan :

· Deskripsi pekerjaan

· Spesifikasi pekerjaan

· Standar kinerja pekerjaan

Penyusun Staf dan Pengembangan

Rekrutmen :

· Sumber-sumber rekruitmen

· Ketersediaan calon pelamar

· Lamaran-lamaran pekerjaan

Seleksi :

· Rasio-rasio seleksi

· Prosedur-prosedur seleksi

· Adanya peluang kerja yang sama

Pelatihan dan Orientasi :

· Program-program orientasi

· Tujuan-tujuan pelatihan dan prosedur

· Tingkat proses belajar

Pengembangan Karier :

· Keberhasilan penempatan internal

· Program perencanaan karier

· Upaya-upaya pengembagan SDM

Kontrol dan Evaluasi Organisasi

Penilaian Kinerja :

· Standar-standar dan ukuran kinerja

· Prosedur-prosedur disiplin

· Prosedur perubahan dan pengembangan

Hubungan manajemen-karyawan :

· Kepatuhan legal

· Manajer-manajer pelaksana

· Umpan balik karyawan atas personalia

INSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Ada beberapa instrumen pengumpulan informasi yang membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya :

· Wawancara

Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik.

· Kuisioner

Karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner jug dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.

· Informasi Eksternal

Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dinilai.

· Eksperimen-eksperimen Riset

LAPORAN AUDIT

Laporan audit merupakan deskripsi komprehensif aktivitas-aktivitas sumber daya manusia yang meliputi rekomendasi-rekomendasi untuk prakte-praktek yang efektif dan rekomendasi-rekomendasi untuk memperbaiki praktek-praktek yang tidak efektif.

1. Laporan untuk Manajer-manajer Lini

Laporan ini digunakan untuk manajer-manajer lini meringkas tugas, tujuan, dan tanggung jawab sumber daya manusia mereka dimana pada PT Jasa Angkasa Semesta laporan manajer-manajer lini ini seperti : pewawancaraan pelamar, pelatihan karyawan, pengevaluasian kinerja, pemotivasian para karyawan, dan pemuasan kebutuhan-kebutuhan karyawan.

2. Laporan untuk spesialis Sumber Daya Manusia

Spesialis yang menangani kepegawaian, pelatihan, kompensasi, dan aktivitas personalia lainnya juga memerlukan umpan balik.

3. Laporan untuk Manajer Sumber Daya Manusia

Biasanya berisi semua informasi yang diberika kepada manajer lini dan spesialis di dalam departemen sumber daya manusia. Disamping, manajer sumber daya manusia memperoleh umpan balik mengenai :

· Sikap manajer operasi dan karyawan mengenai servis departemen sumber daya manusia

· Telaah tujuan departemen dan organisasinya untuk mencapai tujuan tersebut

· Permasalahan sumber daya manusia dan implikasinya

· Rekomendasi untuk yang membutuhkan perubahan yang dapat dinyatakan dalam prioritas yang dilihat oleh tim audit.

Dengan adanya informasi yang ada di dalam laporan audit, manajer sumber daya manusia dapat mengambil pandangan luas mengenai fungsi sumber daya manusia.